استراتژی آکادمی

این مقاله توضیح می دهد که ERP چیست و کاربردهای آن چیست. هدف یک سیستم ERP (برنامه ریزی منابع سازمانی) یکپارچه سازی اطلاعات بین تمام بخش های یک سازمان مانند امور مالی، حسابداری، منابع انسانی، زنجیره تولید و مدیریت مشتری است. این ادغام فعالیت های تمام بخش های سازمان را در جهت مشتری مداری و بازار پاسخگو می کند. این مقاله سیستم های ERP و نحوه عملکرد آنها را تعریف می کند.

تحقیقات نشان می دهد که سیستم های ERP بر عملکرد سازمانی تأثیر می گذارد. علاوه بر این، پیاده سازی ERP منجر به کسب “اطلاعات واقعی تر و دقیق تر” می شود.

سیستم کسب و کار هسته جامع ERP چیست؟

ERP یک سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی جامع است، نرم افزاری منعطف و اطلاعات محور که می تواند بر اساس نیازهای پویای سازمان تنظیم شود. همچنین به عنوان یک نیاز توسط صنایع مختلف و متخصصان فناوری اطلاعات پذیرفته شده است. ERP مخفف عبارت Enterprise Resource Planning، Business Management Software می باشد.

در مقاله ای برای CIO و وب سایت خبری اجرایی فناوری کسب و کار CIO.com، بارت پرکینز، ستون نویس مشارکت کننده، تعریف جامعی از سیستم ERP ارائه می دهد.

او آن را به‌عنوان «سیستمی از برنامه‌های نرم‌افزاری یکپارچه که فرآیندهای کسب‌وکار را در بخش‌های مالی، منابع انسانی، تدارکات، توزیع و سایر بخش‌ها استاندارد، ساده‌سازی و ادغام می‌کند» تعریف می‌کند. اوراکل، یک شرکت آمریکایی چندملیتی فناوری رایانه، نرم افزار ERP را این گونه تعریف می کند: «نوعی نرم افزار که سازمان ها برای مدیریت فعالیت های تجاری روزمره مانند حسابداری، تدارکات، مدیریت پروژه، مدیریت ریسک و انطباق، و عملیات زنجیره تأمین استفاده می کنند». به عنوان تعریف شده است

اوراکل می افزاید که ERP باید شامل نرم افزارهایی باشد که به برنامه ریزی سازمانی، عملکرد سازمانی، بودجه بندی، پیش بینی و تولید گزارش هایی با جزئیات نتایج مالی سازمان کمک می کند. سیستم های ERP همچنین می توانند با برنامه های شخص ثالث برای دسترسی به ویژگی هایی مانند مدیریت چرخه عمر محصول، تدارکات الکترونیکی، مدیریت داده های محصول، داده کاوی و سایر ویژگی های مشابه گسترش یابند.

ERP با استفاده از ابزارهای هوش تجاری (BI) کار می‌کند که جمع‌آوری داده‌ها، تجزیه و تحلیل و روش‌های مختلف گزارش‌دهی را فراهم می‌کند تا شما را از پیشرفت شرکتتان مطلع کند.

چرا ERP مهم است؟

سیستم‌های نرم‌افزار ERP که به عنوان «سیستم عصبی مرکزی شرکت» نیز شناخته می‌شود، اتوماسیون، یکپارچه‌سازی و هوشمندی مورد نیاز برای اجرای کارآمد عملیات‌های تجاری روزانه را فراهم می‌کند. برای ارائه یک منبع اطلاعاتی واحد برای کل سازمان، بیشتر یا تمام داده های یک سازمان باید در یک سیستم ERP قرار داشته باشند.

بخش های مالی برای بستن سریع حساب ها و کتاب ها به یک ERP نیاز دارند. بخش فروش به یک ERP برای مدیریت تمام سفارشات مشتری نیاز دارد. دپارتمان های لجستیک برای ارائه محصولات و خدمات مناسب به مشتریان خود به نرم افزار ERP که به درستی پیاده سازی شده است، متکی هستند. حساب های پرداختنی نیاز به پرداخت صحیح و به موقع ERP دارند. مدیریت باید فوراً عملکرد شرکت را ببیند و تصمیمات به موقع بگیرد. بانک ها و سهامداران همچنین به سوابق مالی دقیق نیاز دارند، بنابراین آنها بر داده های قابل اعتماد و تجزیه و تحلیل فعال شده توسط سیستم های ERP متکی هستند.

ویژگی های اصلی سیستم ERP

سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی چهار ویژگی اصلی دارند: طراحی مدولار، پایگاه داده منعطف، باز و مرکزی و تولید خودکار اطلاعات. هدف اصلی یک راه حل نرم افزار ERP یکپارچه سازی تمام بخش های عملیات تجاری برای دستیابی سریع به اهداف عملیاتی است. تمام فرآیندهای سازمانی در تمام واحدهای تجاری در یک رویکرد جامع برای ساده کردن فرآیندها و اطلاعات در سراسر سازمان یکپارچه شده است.

1. حسابداری

   تمام گزارشات مالی شما در یک مکان همه چیز از سفارش خرید تا حقوق و دستمزد.

2. تجارت الکترونیک و وب

   فروش آنلاین باید جدا از فروشگاه های فیزیکی انجام شود. این به شما کمک می کند تا به طور مستقل سود و فروش خود را از فروشگاه آنلاین خود نظارت کنید.

3. منابع انسانی

   کارکنان شما به اندازه مشتریان شما مهم هستند. نرم افزار ERP به شما امکان می دهد فرآیندهای مدیریت کارکنان مانند استخدام، حقوق و دستمزد و مدیریت زمان را مدیریت کنید.

4. مدیریت موجودی و انبار

   یک سیستم ERP مدیریت موجودی خود را در صورت نیاز کسب و کار شما بسیار آسان می کند. نظارت بر انبار با دقت انجام می شود تا از تحویل روان اطمینان حاصل شود.

5. مدیریت پروژه

   برای نگه داشتن ذینفعان و کارکنان در یک صفحه در مورد یک پروژه خاص، نرم افزار ERP ابزارهای مدیریت پروژه را فراهم می کند. این امکان برقراری ارتباط سازنده را فراهم می کند.

6. CRM (مدیریت ارتباط با مشتری) و بازاریابی

   مدیریت ارتباط کسب و کار با مشتری یک استراتژی مهم است که به شما کمک می کند تجارت بهتری را با سایر سهامداران و مشتریان انجام دهید. از سوی دیگر، استراتژی های بازاریابی به مشتریان اجازه می دهد تا با شرکت درگیر شوند. این را می توان با استفاده از انواع تاکتیک ها مانند ایمیل، رسانه های اجتماعی و نظرسنجی انجام داد. اگر عملکرد شما ضعیف است، باید استراتژی خود را بر این اساس تغییر دهید.

پرکینز یک مثال عالی از نحوه استفاده ERP از داده ها برای ادغام فرآیندهای مختلف تجاری ارائه می دهد. او از مثال کسب و کاری استفاده می کند که مشتریان را ملزم به سفارش آنلاین می کند. هنگامی که یک سفارش جدید تکمیل می شود، ERP به طور خودکار قیمت را بررسی می کند و در صورت لزوم یک بررسی اعتباری را آغاز می کند. در دسترس بودن محصول را بررسی کنید و به واحد اطلاع دهید تا تحویل را برنامه ریزی کند. به محض تحویل سفارش، فاکتور ارسال می شود و واحد حسابداری می تواند حساب خود را به روز کند.

انواع نرم افزار ERP

اساساً سه نوع نرم افزار ERP وجود دارد: نرم افزار داخلی، نرم افزار مبتنی بر ابر و نرم افزار ترکیبی. نوع خاصی که هر سازمان به آن نیاز دارد، در درجه اول به اندازه شرکت، ابزارهای محاسباتی موجود و توانایی سیستم برای برآوردن نیازهای شرکت بستگی دارد.

بیایید نگاهی دقیق تر به این سه نوع بیاندازیم.

نرم افزار ERP داخلی یا داخلی:

نرم افزار ERP داخلی در سایت پیاده سازی شده است. این در درجه اول توسط شرکت پس از نصب یا توسط مشاور ERP انجام می شود. اگر می خواهید کنترل کاملی بر امنیت سیستم ERP خود داشته باشید، این راه حل ERP است که به آن نیاز دارید. با این حال، اجرای این نوع برنامه ERP نیازمند منابع اختصاصی IT در محل برای مدیریت برنامه و نگهداری سرور است.

نرم افزار ERP داخلی چندین مزیت را ارائه می دهد، از جمله:

• هیچ نیازی به اشخاص ثالث برای رسیدگی به اطلاعات محرمانه شما وجود ندارد.
• هر ماژول ERP را می توان برای رفع نیازهای خاص کسب و کار شما سفارشی کرد.
• گزینه های یکپارچه سازی قدرتمندی را با سایر سیستم ها (از جمله نرم افزار CRM) ارائه می دهد.

سیستم ERP مبتنی بر ابر:

این نوع سیستم ERP اغلب به عنوان نرم افزار به عنوان سرویس (SaaS) شناخته می شود. این بدان معناست که شخص ثالثی سرویس را مدیریت می کند. طراحی انعطاف پذیر به کارمندان اجازه می دهد تا داده ها را از طریق هر دستگاهی با اتصال به اینترنت ذخیره و دستکاری کنند. قیمت گذاری معمولا بر اساس یک اشتراک تکراری است.

معایب اصلی این نوع پیاده سازی ERP عبارتند از: برای مدیریت برخی از داده های حساس خود باید به فروشنده ERP خود اعتماد کنید. با این حال، برخی از مزایای وجود دارد. به عنوان مثال، به دست آوردن سیستم نیاز به سرمایه گذاری اولیه زیادی ندارد. همچنین قبل از اجرای سیستم به تجهیزات یا مهارت خاصی نیاز نیست.

سیستم ERP ترکیبی یا ترکیبی:

سیستم های ERP ترکیبی گاهی اوقات به عنوان سیستم های ERP دو لایه نیز شناخته می شوند. این به شرکت ها اجازه می دهد تا سیستم های ERP مبتنی بر ابر و داخلی را ترکیب کنند. اگر بهترین های هر دو دنیا را می خواهید، این سیستم را انتخاب کنید. به عنوان مثال، شما می توانید از تخصص یک مشاور ERP استفاده کنید بدون اینکه به آنها دسترسی به تمام اطلاعات بدهید.

یک سیستم ERP (همچنین به عنوان مجموعه ERP شناخته می شود) از ماژول های یکپارچه یا برنامه های کاربردی تجاری تشکیل شده است که با یکدیگر ارتباط برقرار می کنند و یک پایگاه داده مشترک را به اشتراک می گذارند.

سیستم های ERP چگونه کار می کنند؟

سیستم های ERP با کاهش تعداد منابع مورد نیاز برای اجرای بهینه کسب و کار شما کار می کنند. سیستم های ERP با برنامه های کاربردی متفاوت هستند زیرا به سایر ماژول های سازمانی در یک شرکت اجازه می دهند از یک پایگاه داده کار کنند. این سیستم داده ها را از بخش های مختلف کسب و کار شما جمع آوری می کند. داده های خود را در یک مکان مرکزی قرار دهید تا کارمندانی که به آن نیاز دارند به آن دسترسی داشته باشند. سیلوهایی را که بسیاری از کسب و کارها با آن دست و پنجه نرم می کنند را بشکنید و مقدار مناسبی از اطلاعات را در اختیار کسانی قرار دهید که به آن نیاز دارند.

فرض کنید سیستم ERP شرکت شما تقریباً کاملاً خودکار است. ERP ورود داده ها را در انتهای پشتی انجام می دهد و داده ها را با واحدهای دیگری که به آن نیاز دارند مبادله می کند. به عنوان مثال، هنگامی که یک سفارش حمل و نقل برای آخرین کالای موجود در انبار آغاز می شود، ماژول مدیریت موجودی باید این اطلاعات را ثبت کرده و به بخش های مربوطه اطلاع دهد تا موجودی دوباره پر شود. همچنین به تیم‌های فروش یادآوری می‌شود که به وعده‌هایی که نمی‌توانند عمل کنند، خودداری کنند.

به جای جابه‌جایی بین برنامه‌های کاربردی در بخش‌های مختلف، می‌توانید از طریق نرم‌افزار سیستم ERP همه چیز را در یک مکان ادغام کنید.

شش مزیت کلیدی ERP

یک سیستم ERP خوب مزایای زیادی دارد، اما مزایا بستگی به نحوه پیاده سازی سیستم دارد. با این حال، شش مزیت کلیدی وجود دارد که برای همه راه حل های ERP مدرن اعمال می شود.

1. بهبود عملکرد و افزایش بهره وری:

   فرآیندهای اصلی کسب و کار را ساده و خودکار کنید تا به همه افراد در سازمان کمک کنید تا کارهای بیشتری را با کمتر انجام دهند. یک سیستم یکپارچه به بخش ها این امکان را می دهد که وقت خود را صرف مدیریت کسب و کار کنند. به عنوان مثال، سیستم های ERP می توانند عملکرد پیش بینی فروش را از طریق ردیابی سفارش، ردیابی درآمد و تولید سفارش خرید بهبود بخشند.

2. مدیریت آسان تر و بینش عمیق تر:

   سیلوهای اطلاعاتی را حذف کنید و یک منبع اطلاعاتی واحد برای پاسخ‌های سریع‌تر به سؤالات حیاتی کسب‌وکار خود دریافت کنید. با توسعه سریع فناوری، مدیریت و استفاده از سیستم های ERP همچنان آسان تر می شود. این امر به ویژه برای شرکت هایی که مهارت یا منابع لازم برای یکپارچه سازی سیستم ها را ندارند صادق است. برای شرکت های بزرگ، ERP می تواند منابع مورد نیاز برای اجرای سیستم های متفاوت را کاهش دهد.

3. به سرعت به اشتراک بگذارید و گزارش دهید:

   گزارش های مالی و تجاری را به سرعت پیگیری کنید و به راحتی نتایج را به اشتراک بگذارید. بر اساس بینش ها عمل کنید و عملکرد را در زمان واقعی بهبود بخشید. سیستم های ERP می توانند به طور خودکار اطلاعات حیاتی را بین بخش های مختلف یک شرکت به اشتراک بگذارند و همکاری را از طریق به اشتراک گذاری یکپارچه اطلاعات تسهیل کنند.

4. کاهش هزینه ها و کاهش ریسک:

   دید و کنترل کسب و کار را به حداکثر برسانید، از انطباق با الزامات قانونی اطمینان حاصل کنید، و ریسک را پیش بینی و کاهش دهید. این شرکت شاهد کاهش هزینه کلی حدود ۲۰٪ بود.

5. فناوری اطلاعات ساده تر:

   برنامه های کاربردی ERP فناوری اطلاعات را ساده کرده و آن را برای همه آسان می کند.

6. افزایش چابکی:

   عملیات کارآمد و دسترسی سریع به شما امکان می دهد فرصت های جدید را به سرعت شناسایی کرده و به آنها پاسخ دهید.

از دیگر مزایای ERP می‌توان به زمان پاسخ‌دهی سریع‌تر، افزایش تعامل در سراسر سازمان، بهبود انجام سفارش، چرخه‌های کوتاه‌تر بسته شدن حساب مالی، بهبود تعامل با مشتری، بهبود تحویل به موقع و بهبود تعامل با تامین‌کننده، کاهش هزینه‌های مستقیم عملیات و موارد دیگر اشاره کرد. درآمد و درآمد خالص.

چالش‌های سیستم‌های تجاری اصلی یکپارچه ERP چیست؟

همانطور که می دانید عوامل موفقیت هر سازمانی بسیار زیاد و متفاوت است. عوامل فوق در حوزه های مختلف مانند منابع انسانی، فناوری، محیط زیست و صنایع وابسته به طور مشترک به موفقیت یک سازمان کمک می کنند.

در مورد این سیستم، پیاده سازی آن به تنهایی نمی تواند موفقیت یک سازمان را تضمین کند. بلکه همکاری برای آماده سازی زیرساخت های سازمان، پیاده سازی، آموزش و استفاده صحیح از این سیستم به شما کمک می کند تا به اهداف خود برسید.

فرآیند استفاده از نرم افزار ERP در یک سازمان مانند هر نرم افزار دیگری شامل مراحل مختلفی از جمله خرید، پیاده سازی، آموزش و مراحل آزمایشی است. در این فرآیند مدیریت سازمانی با چالش های زیادی مواجه است.

پیشنهاد تحقیق: چالش های مدیریت امروز و مهمترین چالش های مدیران چیست؟

دو مورد از این چالش ها برای کشورهای جهان سوم و در حال توسعه مهم ترین است:

1. مقاومت در برابر تغییر یکی از مشکلاتی است که مدیران به ویژه در کشورهای جهان سوم با آن مواجه هستند. ترس و مقاومت در برابر تغییر واکنش های رایج در جوامع در حال توسعه است. آماده سازی کارکنان قبل از اجرای سیستم و آموزش کارکنان پس از اجرای سیستم به کاهش مقاومت کمک می کند.
2. ناسازگاری ERP با فرهنگ سازمانی: این مورد یکی از مهم ترین دلایل شکست استفاده از سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی جامع ERP است. زیرا بسیاری از سازمان ها بسیار سنتی هستند و تمایل به پیاده سازی این سیستم دارند. و فکر می کنند اگر این سیستم را پیاده کنند تمام چالش ها و مشکلاتشان حل می شود و تبدیل به یک تجارت مدرن می شوند.

لطفاً برای اطلاعات بیشتر در مورد این موضوع به صفحه مشاوره مدیریت ما مراجعه کنید. لطفا با من تماس بگیرید.

تحقیق پیشنهادی: مولفه های مدیریت ارتباطات در یک سازمان چیست؟

منابع: شیره و مردم مردم را مدیریت می کنند و Dynamics Folio 3 هیئت تحریریه ویراستاران