استراتژی آکادمی

در این مقاله موانع ارتباطی بین افراد درون یک سازمان توضیح داده شده است. ۱۱ موانع ارتباط مؤثر بین افراد در سازمان ها و محیط های کاری را بیاموزید. در دنیای تجارت ، اشتباهات کوچک در ارتباطات می تواند منجر به شکست های بزرگ شود. از دست دادن مهلت ها و فرصت ها، اتلاف وقت و پول، جابجایی کارکنان و مشتریان از دست رفته تنها بخشی از پیامدهای ارتباطات داخلی ضعیف است.

اکثر ارتباطات نادرست یک عامل واحد نیستند. بلکه نشانه‌های آسیب جدی‌تر در ارتباط بین افراد در یک سازمان هستند که می‌تواند کل سازمان را تحت تأثیر قرار دهد.

چه چیزی مانع از برقراری ارتباط موثر در سازمان شما می شود؟

ما هر روز با مردم در ارتباط هستیم. ما از طریق گفتار ، عبارات ، زبان بدن ، رسانه های اجتماعی ، ایمیل ، تماس تلفنی و موارد دیگر ارتباط برقرار می کنیم. و ما برای ایجاد دوستی، برنامه ریزی برای تعطیلات، ازدواج، سفارش شام، خرید ماشین، ابراز عقاید و درخواست ها به مهارت های ارتباطی تکیه می کنیم.

انجمن مدیریت منابع انسانی (SHRM) 400 شرکت با ۱۰۰۰۰۰ یا بیشتر کارمند را مورد بررسی قرار داد. SHRM دریافت که شرکت ها گزارش کرده اند که به دلیل ارتباط ضعیف ، ۶۲٫۴ میلیون دلار درآمد سالانه را از دست داده اند. این برای هر شرکت ۶۲٫۴ میلیون دلار یا در کل بیش از ۲۴ میلیارد دلار است.

صرف نظر از نوع ارتباط (کلامی، غیرکلامی، نوشتاری، شنیداری یا دیداری)، اگر در برقراری ارتباط موثر شکست بخورید، خود و دیگران را در معرض خطر قرار می دهید. علاوه بر موانع فیزیکی و فناوری، شش مانع برای برقراری ارتباط مؤثر وجود دارد که همه کارکنان و مدیران باید برای رفع آنها تلاش کنند.

در زیر نحوه شناسایی و حذف موانع ارتباطی بین افراد در موارد فوق بحث خواهیم کرد. وقتی سازمان شما با موانع ارتباطی بین چندین نفر به طور همزمان روبرو می شود ، چه باید کرد؟

موانع ارتباط موثر در سازمان ها چیست و چگونه می توان آنها را برطرف کرد؟

بیایید هر یک از موانع اصلی ارتباطات مؤثر در سازمان ها را بررسی کنیم. آنها چیست؟ در عمل به نظر می رسد؟

۱- مانع زبان برای ارتباطات

موانع زبانی شامل خطاهای ارتباطی مربوط به تفاوت های زبانی و مشکلات مربوط به محتوای اصلی ارتباط است.
حتی اگر به یک زبان صحبت می کنید، لهجه ها و هنجارهای ارتباطی منحصر به فرد می تواند منجر به سوء تفاهم و سایر عواقب غیر قابل پیش بینی شود. به طور مشابه، افراد درون یک سازمان ممکن است با تفاوت‌های واژگانی دست و پنجه نرم کنند. این یکی از مهم ترین موانع ارتباط تجاری موثر است. می توان گفت ابزار ارتباطی مهمی است. با این حال، گویش ها و زبان های مختلف منطقه ای می توانند ارتباط را ناکارآمد کنند. گویش هر دو منطقه هر چند کیلومتر تغییر می کند. علاوه بر این، در محل کار، کارمندان مختلف مهارت های زبانی متفاوتی دارند. این بر عملکرد سازمانی تأثیر می گذارد.

هنگام برقراری ارتباط با افراد درون سازمان خود، باید مراقب سوء تفاهم های مکرر، شکایت از عدم وضوح، یا اختلاف نظرهایی باشید که حول تفسیرهای متعدد از یک پیام متمرکز می شوند.

در اینجا چند راه برای غلبه بر موانع زبانی و برقراری ارتباط با افراد در سازمان شما آورده شده است.

• اعضای تیم را تشویق کنید تا از زبان واضح و مختصر استفاده کنند و از استفاده از زبان مجازی، اصطلاحات تخصصی و عامیانه خودداری کنند.
• نکات کلیدی را در اسناد و ارائه های مهم با عناصر بصری نشان دهید.
• منابع آموزشی مرتبط را در مورد اصطلاحات خاص صنعت و برند ارائه دهید.

۲- موانع فرهنگی برای برقراری ارتباط

موانع فرهنگی یکی دیگر از موانع ارتباط موثر بین افراد در سازمان است که از تفاوت در هنجارها و ارزش های اجتماعی ناشی می شود.

به دلیل جهانی شدن، در حال حاضر کارمندان از سراسر جهان در یک دفتر کار می کنند. از نظر لباس، غذا، مذهب و … با یکدیگر تفاوت دارند. بنابراین، در نظر گرفتن این عوامل فرهنگی برای تسهیل ارتباط موثر ضروری است. در سازمان‌های مدرن، دوره‌های فرهنگی ویژه‌ای در مرحله جهت‌یابی ارائه می‌شود تا به افراد کمک کند تا به خوبی با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و ترجیحات فرهنگی یکدیگر را درک کنند.

ما باید از تفاوت های فرهنگی در ارزش ها، اعتقادات و سبک زندگی افراد آگاه باشیم. با تأکید بر پرداختن به قوم گرایی و گنجاندن آن در فرهنگ شرکت، اعضای تیم می توانند بدون توجه به پیشینه فرهنگی خود احساس ارزشمندی و مشارکت کنند. یا می توانید به تیم خود آموزش دهید که چگونه از اشتباهات رایج ارتباطی در فرهنگ های مختلف اجتناب کنند.

باید از کلیشه‌سازی، طرد شدن و سایر رفتارهای قوم‌گرایانه (یا شکایت از چنین رفتاری جلوگیری کرد و اعضای تیم باید از تعامل با یکدیگر اجتناب کنند.

برای رفع موانع فرهنگی برای برقراری ارتباط در سازمان یا محل کار خود، موارد زیر را امتحان کنید:

جلسات آموزشی منظم و جلسات انفرادی را در صورت نیاز برای رفع هرگونه نگرانی مداوم برگزار کنید.

قوانین واضحی را برای آداب معاشرت محل کار و فرهنگ سازمانی ایجاد کنید، اما در مورد تجدید نظر در این قوانین با تکامل تیم و برند خود کوشا باشید.

ارزش های برند خود را به وضوح برجسته کنید، چرا آنها مهم هستند و چگونه کارکنان شما می توانند آنها را نشان دهند. ایجاد یک فرهنگ سازمانی که برای مجموعه ای از ارزش های مشترک ارزش قائل است، حس تعلق را تقویت می کند و موانع فرهنگی را از بین می برد. یک راهنمای سبک برند با قوانین و انتظارات برای ارتباطات داخلی و آداب معاشرت ایجاد کنید و به اشتراک بگذارید.

۳- مانع فیزیکی

رایج ترین مانع فیزیکی فاصله است. بدون سیستم های قوی برای حفظ ارتباط کارکنان، ارتباط موثر دشوار خواهد بود. موانع عبارتند از درهای بسته، تجهیزات ناکارآمد، سر و صدا و کابین های بسته. چنین موانع فیزیکی می تواند ارتباطات تجاری را مختل کند.

مواردی که باید به آنها توجه کرد: تأخیر بیش از حد، به ویژه در بین چندین کارمند، نشانه بی انگیزگی یا حواس پرتی فیزیکی مانند سر و صدا یا ناراحتی و شکایت از مشکل در تمرکز یا انجام وظایف محول شده است.

در اینجا چند راه برای از بین بردن موانع فیزیکی وجود دارد که شما را از برقراری ارتباط موثر با افراد سازمانتان باز می دارد.

• از جدیدترین فناوری استفاده کنید و در صورت امکان و لزوم به کارمندان خود اجازه دهید از راه دور کار کنند.
• سر و صدای خارجی را به حداقل برسانید و یک محیط اداری راحت و مشارکتی را فراهم کنید.
• فضای اداری خصوصی و بسته را اضافه کنید تا کارمندان بتوانند بدون وقفه با یکدیگر همکاری و کار کنند.

هنگام برقراری ارتباط، همیشه از دید مخاطب فکر کنید و به مشکل نگاه کنید.

۴- موانع روانی ارتباط

موانع روانی نیز موانع ارتباطی هستند که ناشی از طرز فکر یا نگرانی های سلامت روان فرد است.

اختلاف نظرها در اکثر محیط های کاری اجتناب ناپذیر است، اما در برخی موارد این تعارضات می تواند باعث ایجاد مشکلات جدی برای عملکرد سازمان شود. زمانی که کارکنان دیدگاه ها و اولویت ها متناقض و همچنین سبک های ارتباطی متناقض دارند، تعارض می تواند تأثیر منفی بر کل تیم داشته باشد.

عدم اعتماد یک مانع روانی رایج است که ارتباط را بسیار دشوار می کند. زمانی که کارکنان احساس می‌کنند در سازمانشان شنیده نمی‌شوند، حمایت نمی‌شوند یا از آنها قدردانی نمی‌شود، با مدیران خود برای بهبود عملکرد سازمان همکاری می‌کنند.

مسائل روحی و روانی نیز موانعی را برای ارتباط موثر ایجاد می کند. اختلالات گفتاری، فوبیا، افسردگی و فوبیا همگی می توانند کیفیت ارتباطات تجاری را کاهش دهند.

باید مراقب بود فقدان بازخورد، مشارکت کم کارکنان، غیبت مکرر، یا عدم همکاری بین اعضای تیم.

در اینجا چند راه برای از بین بردن موانع روانی برای برقراری ارتباط موثر بین افراد در سازمان آورده شده است.

• ما آموزش ها و منابعی را برای کمک به درک سبک های مختلف ارتباطی ارائه می دهیم.
• با پیشنهاد تمرین ها و رویدادهای تیم سازی، اعتماد و اتحاد ایجاد کنید.
• با ارائه کانال‌های متعدد برای بازخورد کارمندان، از جمله نظرسنجی‌های ناشناس و جلسات تیم، ارتباطات باز و صادقانه را ارتقا دهید.

۵- موانع فنی

موانع فنی برای برقراری ارتباط زمانی رخ می دهد که افراد ابزار مناسب یا آموزش مناسب برای استفاده از آنها را نداشته باشند.

سه چیز اساسی وجود دارد که یک تیم برای عملکرد موثر به آن نیاز دارد.

سخت افزار مدرن، ابزارهای ارتباطی مناسب، سیستم های انجام وظیفه و آموزش نحوه استفاده موثر از چنین فناوری.

مواردی که باید مراقب آن باشید: خرابی‌های مکرر در سیستم‌های ارتباطی یا عملکرد (مانند خرابی رایانه یا اتصال ضعیف اینترنت)، شکایت از کندی یا ضعیف بودن نرم‌افزار، یا مشکلات فناوری مورد استفاده به دلیل عدم درک صحیح. استفاده نادرست.

در اینجا چند راه برای از بین بردن موانع فنی برای ارتباط موثر بین افراد در سازمان شما آورده شده است.

• در صورت نیاز، فناوری را ارتقا دهید یا جایگزین کنید.
• منابع مورد نیاز برای آموزش کارکنان در مورد نحوه استفاده از فناوری جدید، ارتقا یافته یا معرفی شده را فراهم کنید.
• از ابزارهای ارتباطی استفاده کنید که به خوبی در ساختار برند و گردش کار شما کار می کنند.
• قوانینی را برای نحوه و زمان استفاده از کانال های ارتباطی خاص وضع کنید.

۶- موانع سازمانی

دیوارهای سازمانی یکی دیگر از موانع ارتباطی مرتبط با چالش های ارتباطی است که ناشی از عدم درک صحیح از ساختار کسب و کار و نقش افراد در آن است.

از آنجایی که ساختارهای سازمانی متعددی در یک شرکت وجود دارد، دیوارهای سازمانی به دلیل ساختارها و تنظیمات مختلف می تواند منجر به اطلاعات نادرست و عدم شفافیت شود.

موانع ارتباطی سازمانی می‌تواند بر کسب‌وکارها در اندازه‌های مختلف تأثیر بگذارد و اغلب ناشی از عدم آگاهی یا عدم درک کامل کارکنان از ساختارهای موجود است. کارمندان ممکن است ندانند چگونه اطلاعات را به اشتراک بگذارند یا درخواست کنند. از سوی دیگر، سیلوهای ارتباطی (محدودیت‌های بخش یا بخش) و تنگناها علائم رایج موانع سازمانی هستند و ممکن است نیاز به سازماندهی مجدد و شفاف‌سازی داشته باشند.

توجه داشته باشید که اعضای تیم به طور مکرر با افراد اشتباه یا نامربوط تماس می گیرند تا اطلاعات یا بینش مورد نیاز خود را به دست آورند، یا اینکه اطلاعات مهم و ضروری در جایی از زنجیره ارتباطی یا مدیریتی گم شده یا به تأخیر افتاده است.

چگونه موانع سازمانی را برای ارتباط موثر بین افراد درون سازمان خود حذف کنید:

• یک ساختار سازمانی واضح (شامل نقش ها و اطلاعات تماس) ایجاد کنید و آن را به طور گسترده در دسترس همه قرار دهید.
• هر گونه تغییر در ساختار سازمانی یا انتظارات فردی شما باید بلافاصله به صورت کتبی یا حضوری تأیید شود.
• به طور منظم ممیزی انجام دهید و ساختار خود را با تکامل سازمان خود بازبینی کنید.

سایر موانع ارتباط موثر در سازمان ها

۷- نارضایتی یا عدم علاقه به کار

اگر علاقه خود را به شغل خود از دست بدهید، احتمال برقراری ارتباط موثر بسیار کمتر است. به عبارت دیگر، قلب یا ذهن شما مهم نیست. غلبه بر این مانع احتمالاً سخت ترین مشکل است زیرا باید طرز فکر خود را تغییر دهید، که معمولاً تا زمانی که ترک نکنید تغییر نمی کند.

۸٫ نمی توانم به حرف دیگران گوش دهم.

گوش دادن فعال یکی از جنبه های مهم ارتباط موثر است. شما نمی توانید با کسی ارتباط برقرار کنید مگر اینکه به او گوش دهید. زیرا تمایل دارید که بر اساس تخیل و واقعیت در مورد نیازهای دیگران فرضیاتی بسازید.

۹- عدم شفافیت و اعتماد

بدون شفافیت و اعتماد، برقراری ارتباط با هر چیزی بسیار دشوار است.

۱۰- سبک ارتباطی (در صورت متفاوت بودن)

هر کسی سبک ارتباطی خود را دارد. برخی افراد بسیار مستقیم هستند، در حالی که برخی دیگر رویکرد غیر مستقیم را ترجیح می دهند. برخی از داده های خاص استفاده می کنند، در حالی که برخی دیگر به کلیات تکیه می کنند. گاهی اوقات افراد آنقدر در نحوه برقراری ارتباط خود گیر می کنند که برقراری ارتباط با دیگرانی که به سبک متفاوتی متکی هستند دشوار است.

۱۱- تعارض در محل کار

تعارض می تواند به دلایل مختلفی رخ دهد و زمانی که رخ می دهد، موانعی را برای ارتباط موثر ایجاد می کند. ماهیت تعارض لزوما مهم نیست، آنچه اهمیت دارد تلاشی است که برای حل تعارض انجام می شود. اگر تعارض ریشه کن نشود، رشد می کند، مردم طرف می گیرند و ارتباط موثر بیشتر با مشکل مواجه می شود.

غلبه بر موانع ارتباطی متعدد

در حالی که ممکن است یک مانع قابل توجه برای ارتباط موثر بین افراد در یک سازمان وجود داشته باشد، ممکن است تنها مانع در سازمان نباشد. از سوی دیگر، اینها نه تنها موانع رایج ارتباط هستند، بلکه تمایل به همپوشانی دارند. به عنوان مثال، افرادی که از نظر فیزیکی از سایر اعضای تیم خود جدا شده اند نیز ممکن است در نتیجه افسردگی و اضطراب را تجربه کنند.

اگر یک اختلال خاص یک نگرانی قابل توجه باشد، ممکن است در کوتاه مدت به چنین اختلالی رسیدگی شود. با این حال، برای موفقیت بلندمدت، راه حلی که بتواند موانع ارتباطی متعدد را برطرف کند، ایده آل است.

سخن پایانی در مورد موانع ارتباط موثر:

موانع ارتباطی متعدد در محیط کار می تواند تأثیر منفی قابل توجهی بر عملکرد سازمانی داشته باشد و رفع آنها نه تنها ارتباطات داخلی را بهبود می بخشد، بلکه از مشکلات ارتباطی آینده نیز جلوگیری می کند. بنابراین بهتر است هر چه زودتر با آن برخورد کنید.

اگر اعضای تیم یا کسب و کار شما مشکلات ارتباطی دارند، آموزش داخلی برای مدیران جدید در دسترس است.

منابع: از نظر دستوری و drexel کمیته تحریریه